工作时间记录：法律要求和有效格式

自《2019年第8号皇家法令-法律》建立了强制性工作时间记录以来，许多企业仍然对系统必须满足的确切要求有疑问。Excel可以吗？必须记录休息吗？谁可以访问数据？

在本文中，我们解决了有关工作时间记录法律要求的所有问题。

必须记录什么？

《劳工法规》第34.9条在其措辞中很简洁：它仅要求"工作日的具体开始和结束时间"。但是，劳工检查和判例法对实际要求的解释有所扩展：

强制数据

• 员工身份（姓名、身份证号码或标识符）
• 每条记录的日期
• 精确的工作日开始时间
• 精确的工作日结束时间

推荐数据

• 休息和休息时间（特别是午餐休息）
• 超时工时（根据第35.5条ET必须单独记录）
• 工作地点（如果有多个）
• 打卡方式（为了可追溯性）

什么格式是有效的？

该法律不指定具体格式。这意味着，从技术上讲，任何方法都是有效的。但是，在检查中，并非所有都具有相同的可靠性：

接受的格式（从可靠性低到高）

建议：劳工检查积极评价具有可追溯性、个人身份验证和无法被企业操纵的数字系统。像RegulaKit这样的打卡软件满足所有这些标准。

纸质记录是否足够？

虽然法律上是有效的，纸质记录存在重大问题：

• 保留：你必须将其保留4年。纸张会恶化并占用空间
• 可访问性：员工有权查询他们的记录。用纸张，这是很麻烦的
• 可靠性：检查部门可能质疑看起来在事后填写的纸质记录
• 效率：手动管理5名以上员工的打卡消耗大量时间

记录必须保留多长时间？

记录必须保留最少4年。这个期限与劳动违规的诉讼时效一致。

在此期间，记录必须：

• 在工作场所可用以进行可能的检查
• 对想要查询其数据的员工进行访问
• 对员工的法定代表进行访问

谁可以访问记录？

具有访问权的包括：

1. 员工本人：访问他们的个人记录，随时
2. 员工的法定代表：访问企业的完整记录（第34.9条ET）
3. 劳工检查：在行使其控制职能
4. 法院：在法律诉讼中

重要：从GDPR的角度来看，打卡数据的治疗负责人是企业。你必须告知员工这些数据的治疗情况，并有合法的基础（GDPR第6.1.c条规定遵守法律义务）。

超时工作的记录

超时工作有特殊的记录制度（第35.5条ET）：

• 必须每天记录
• 将在为支付设定的期间内总计
• 工作摘要副本将连同薪资收据一起提供给员工
• 法律最大值：每年80小时加班

不记录超时是一个独立的严重违规，与普通工作时间记录无关。

特殊情况

远程工作

远程工作员工也必须打卡。《2021年远程工作法》第10号强化了这一义务。Web软件或移动应用打卡是最实用的解决方案。

巡回工作员工

在不同地点之间移动的员工（销售人员、维护技术人员等）也必须打卡。地理位置在这里特别有用。

灵活工作时间

即使员工有灵活的工作时间，记录也是强制性的。实际上，在这些情况下，记录更重要，因为它记录了对理论时间表的实际工作日期。

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结论

工作时间记录必须是每日、个人、可靠、保留4年并可访问员工和检查。虽然法律不强制规定特定格式，但数字系统在可靠性、保留和管理方面提供了明显的优势。

如果你仍然使用纸质或Excel进行工作时间记录，认真考虑迁移到数字系统。成本最小，与处罚的风险相比，你将在行政管理中节省的时间是最小的。