员工数字化入职：打造无纸化第一天的指南

什么是数字化入职？

数字化入职是借助技术工具将新员工融入公司的过程。它用电子流程取代手动纸质工作，从第一天起就方便文件签署、信息交付和访问权限的设置。

为什么对中小企业很重要

• 减轻人力资源的行政负担。
• 改善新员工的体验和留存率。
• 减少收集数据和文件时的错误。
• 从劳动关系开始就确保合法合规。

如何设计出色的第一天

1. 提前发送文件和访问信息，使一切就绪。
2. 为第一天准备清晰的日程和团队介绍。
3. 指定一名接待负责人或导师。
4. 从一开始就配置考勤系统和访问权限。

需收集的文件

入职是收集必要文件的时刻：

• 劳动合同及附件，最好使用电子签名。
• 个人资料、社会保障隶属号和银行账户。
• 个人所得税（IRPF）预扣表和家庭信息。
• 职业风险预防信息。

设置考勤和访问权限

从第一天起，新员工就必须能够记录其工作时间，因为根据第 8/2019 号皇家法令和《工人法》第 34.9 条，考勤是强制性的。最好将员工录入考勤系统，分配其工作日历并配置其访问权限。

将员工录入与考勤关联可避免疏漏，并从一开始就确保合规。

入职清单

• 以电子方式签署的合同。
• 录入考勤系统并分配日历。
• 对工具和企业邮箱的访问权限。
• 交付欢迎手册和内部政策。
• 初步的风险预防培训。

使用 RegulaKit，你可以将员工录入、日历、假期和考勤集中在一处。若要评估因违反劳动法规而受罚的风险，请试用我们的罚款计算器。

减少纸质工作的工具

人力资源解决方案让你能够自动化文件签署、数据收集和接待任务的分配。将电子签名与工时和缺勤管理系统相结合，可使入职成为一个快捷、有序且合规的流程。