Командировочные и расходы на поездки в Испании: необлагаемые лимиты AEAT и как их подтвердить

Что такое суточные и командировочные расходы

В Испании суточные (dietas) — это суммы, которые компания выплачивает работнику для покрытия расходов на питание и проживание во время служебных поездок за пределы обычного места работы. Вместе с транспортными расходами (пробег, билеты, платные дороги и парковка) они образуют то, что обычно называют командировочными расходами.

Ключевой налоговый момент: если соблюдены требования и лимиты, установленные Налоговым агентством Испании (AEAT) в Регламенте о подоходном налоге (IRPF), эти суммы освобождены от налога и не облагаются взносами в систему социального страхования.

Необлагаемые лимиты по правилам AEAT

Регламент IRPF устанавливает максимальные суммы, которые могут быть освобождены. Как правило:

• Питание без ночёвки: до 26,67 € в день в пределах Испании и 48,08 € за границей.
• Питание с ночёвкой: до 53,34 € в день в Испании и 91,35 € за границей.
• Проживание: сумма, подтверждённая счётом-фактурой, без фиксированного лимита.
• Пробег: 0,26 € за километр на личном автомобиле плюс подтверждённые платные дороги и парковка.

Всё, что превышает эти лимиты, считается денежным вознаграждением, облагается налогом как трудовой доход и подлежит социальным взносам.

Что считается необлагаемыми суточными

Чтобы суточные были освобождены, они должны относиться к реальной поездке в населённый пункт, отличный от обычного места работы и места жительства работника. Компания должна подтвердить дату, место и причину поездки. Фиксированные ежемесячные суммы, не связанные с конкретными поездками, не признаются необлагаемыми суточными.

Как документировать и возмещать

1. Сохраняйте чеки и счета-фактуры за питание, гостиницы, транспорт, платные дороги и парковку.
2. Фиксируйте дату, пункт назначения и деловую причину каждой поездки.
3. Для пробега записывайте количество километров и маршрут.
4. Привязывайте каждый расход к работнику и соответствующему проекту или клиенту.

Отражение в зарплате

Необлагаемые суточные указываются в расчётном листе в отдельном разделе незарплатных выплат, вне базы для взносов и удержания IRPF. Превышение законных лимитов должно отражаться как облагаемая выплата. Хорошее документирование предотвращает проблемы при трудовой или налоговой проверке.

Рекомендации для компаний

• Установите чёткую письменную внутреннюю политику расходов.
• Используйте цифровую систему, чтобы сотрудники загружали чеки и заявки.
• Всегда возмещайте по подтверждающим документам и в согласованные сроки.

С RegulaKit вы можете централизовать кадровую документацию, отсутствия и учёт рабочего времени, что облегчает подтверждение поездок. Чтобы оценить стоимость возможного нарушения, воспользуйтесь нашим калькулятором штрафов.