Как выбрать программное обеспечение учета времени для вашей ПМСП: практическое руководство

Выбор программного обеспечения учета времени для вашей ПМСП может быть подавляющим. На рынке есть десятки опций, каждая с разными функциями, ценами и моделями контрактов. Как узнать, какой из них подходит для вашей компании?

В этом руководстве мы даем вам ключи для принятия обоснованного решения.

Какие функции являются обязательными?

Чтобы соблюдать закон и эффективно управлять рабочим временем, ваше программное обеспечение должно включать минимум:

Базовые функции (обязательные)

• Регистрация входа и выхода: Каждый сотрудник должен иметь возможность регистрировать время индивидуально, с точной датой и временем
• История регистраций: Доступ к записям последних 4 лет (требуется законом)
• Доступ работника: Каждый сотрудник должен иметь возможность просмотреть свои собственные записи
• Экспорт данных: Для предоставления при проверке или для внутреннего управления

Рекомендуемые функции

• Геолокация: Особенно полезна, если у вас есть мобильные работники, на объектах или в удаленной работе
• Управление отпусками и отсутствиями: Интегрировать управление временем с запросами отпусков, отсутствиями и разрешениями
• Отчеты и статистика: Часы работы по сотруднику, отделу, месяцу
• Автоматические оповещения: Уведомления, когда сотрудник не зарегистрировал время
• Множественные методы регистрации: Веб, мобильное приложение, планшет у входа и т.д.

Расширенные функции

• Интеграция с расчетом зарплаты: Экспорт часов в ваше программное обеспечение расчета зарплаты или консалтинг
• Управление документами: Контракты, зарплата и документы сотрудника в одном месте
• Электронное выставление счетов: Для компаний, которым нужно соответствовать Verifactu
• API: Для интеграции с другими системами

Сколько стоит программное обеспечение учета времени?

Цены на испанском рынке значительно варьируются:

Совет: Не переплачивайте за функции, которые вы не будете использовать. ПМСП из 5-10 сотрудников, вероятно, нужен только базовый или средний уровень.

Критерии выбора: 7 ключевых вопросов

Перед подписанием контракта задайте себе эти вопросы:

1. Соответствует ли испанскому законодательству? Не все международное программное обеспечение адаптировано к испанской юридической базе
2. Это легко использовать? Если ваши сотрудники не знают, как его использовать, они не будут. Принятие - это ключ
3. Есть ли поддержка на испанском? Когда у вас возникнет проблема, вам нужна помощь на вашем языке
4. Данные находятся в ЕС? Для соблюдения GDPR ваши данные о труде должны храниться в Европейском союзе
5. Есть ли долгосрочная привязка? Избегайте контрактов с длительной привязкой. Сначала попробуйте
6. Это масштабируемо? Если ваша компания растет, растет ли программное обеспечение с вами без увеличения затрат?
7. Предлагает ли пробный период? Не подписывайте контракт без пробы

Распространенные ошибки при выборе программного обеспечения учета времени

Ошибка 1: Использование таблицы Excel

Хотя технически это допустимо, Excel не имеет отслеживаемости, легко манипулируется и Инспекция может не считать его надежным. Кроме того, управление вручную Excel для 10+ сотрудников - это кошмар.

Ошибка 2: Выбор только по цене

Самое дешевое программное обеспечение не всегда является самым экономичным. Если оно не соответствует закону, штраф может быть в 100 раз больше экономии.

Ошибка 3: Отсутствие участия сотрудников

Если сотрудники воспринимают управление временем как негативный контроль, принятие будет низким. Сообщайте преимущества: прозрачность, регистрация переработок, защита их прав.

Ошибка 4: Отсутствие проверки соответствия GDPR

Данные о времени - это личные данные. Ваш провайдер должен соответствовать GDPR и хранить данные в ЕС.

Почему рассмотреть RegulaKit?

RegulaKit разработан специально для испанских ПМСП, которым нужны:

• Управление рабочим временем в соответствии с RD-ley 8/2019
• Интегрированное управление отпусками и отсутствиями
• Управление документами сотрудников
• Электронное выставление счетов Verifactu (когда вам это понадобится)
• Поддержка на испанском языке с временем ответа 2 часа
• Данные хранятся в ЕС
• Без долгосрочной привязки, бесплатная пробная версия 30 дней

Вы можете запросить бесплатную демонстрацию или попробовать прямо в течение 30 дней без обязательств.

Заключение

Выбор программного обеспечения учета времени не должен быть сложным. Сосредоточьтесь на том, что вам нужно (а не на том, что лишнее), убедитесь, что оно соответствует испанскому закону, и попробуйте перед обязательством. Ваша команда вам благодарна.