Регистрация рабочего времени: юридические требования и допустимые форматы
С тех пор как Королевский декрет-закон 8/2019 сделал обязательной регистрацию рабочего времени, многие компании по-прежнему имеют сомнения по поводу точных требований для системы регистрации. Подходит ли Excel? Нужно ли регистрировать перерывы? Кто может получить доступ к данным?
В этой статье мы решаем все сомнения о юридических требованиях регистрации рабочего времени.
Что должно регистрироваться обязательно?
Статья 34.9 Трудового статута кратко: она требует только "конкретное время начала и окончания рабочего дня". Однако интерпретация Инспекции труда и судебной практики расширили практические требования:
Обязательные данные
- Идентификация работника (имя, удостоверение или идентификатор)
- Дата каждой регистрации
- Точное время начала рабочего дня
- Точное время окончания рабочего дня
Рекомендуемые данные
- Перерывы и отдых (особенно обеденный перерыв)
- Переработки (обязательно регистрировать отдельно согласно Ст. 35.5 ET)
- Место работы (если их несколько)
- Метод регистрации (для отслеживаемости)
Какой формат допустим?
Закон не указывает конкретный формат. Это означает, что технически любой метод допустим. Однако не все имеют одинаковую надежность при проверке:
Допустимые форматы (от меньшей к большей надежности)
| Формат | Допустим? | Надежность | Потенциальные проблемы |
|---|---|---|---|
| Подписанный бумажный лист | Да | Низкая | Потеря, повреждение, манипуляция, сложный доступ |
| Excel/Google Sheets | Да | Средняя-низкая | Изменяемый, без отслеживаемости, ручное управление |
| Приложение/Программное обеспечение регистрации | Да | Высокая | Зависит от провайдера |
| Биометрический терминал + программное обеспечение | Да | Очень высокая | Начальная стоимость, соответствие GDPR с биометрией |
Рекомендация: Инспекция труда положительно оценивает цифровые системы с отслеживаемостью, индивидуальной аутентификацией и которые не могут быть манипулированы работодателем. Программное обеспечение управления рабочим временем, такое как RegulaKit, соответствует всем этим критериям.
Достаточно ли бумажных регистраций?
Хотя юридически они допустимы, бумажные регистрации имеют серьезные проблемы:
- Хранение: Вы должны хранить их 4 года. Бумага распадается и занимает место
- Доступность: Работники имеют право проверить свои регистрации. С бумагой это неудобно
- Надежность: Инспекция может сомневаться в бумажных регистрациях, которые выглядят заполненными позже
- Эффективность: Ручное управление регистрациями для 5+ сотрудников требует значительно времени
Как долго нужно хранить регистрации?
Регистрации должны храниться минимум 4 года. Этот срок совпадает с периодом давности трудовых нарушений.
В течение этого периода регистрации должны быть:
- Доступны на рабочем месте для возможных проверок
- Доступны для работников, которые хотят проверить свои данные
- Доступны представителям работников
Кто может получить доступ к регистрациям?
Имеют право на доступ:
- Сам работник: К своим индивидуальным регистрациям, в любое время
- Законные представители работников: К полной регистрации компании (Ст. 34.9 ET)
- Инспекция труда: При выполнении функций контроля
- Суды: В случае судебного разбирательства
Важно: С точки зрения GDPR, ответственность за обработку данных регистрации - компания. Вы должны информировать работников об обработке этих данных и иметь юридическую основу (соответствие юридическому обязательству Ст. 6.1.c GDPR).
Регистрация переработок
Переработки имеют специальный режим регистрации (Ст. 35.5 ET):
- Должны регистрироваться ежедневно
- Итоговая сумма за установленный период оплаты
- Копия резюме передается работнику с расчетным листом
- Максимум по закону: 80 переработок в год
Отсутствие регистрации переработок - это серьезное нарушение отдельно от регистрации обычного рабочего времени.
Специальные случаи
Удаленная работа
Удаленные работники также должны регистрировать время. Закон об удаленной работе 10/2021 усиливает это обязательство. Веб-приложение или мобильное приложение регистрации - наиболее практичное решение.
Мобильные работники
Сотрудники, перемещающиеся между разными местами (торговцы, техники обслуживания и т.д.), должны регистрировать время. Геолокация может быть особенно полезна здесь.
Гибкий график
Регистрация обязательна, даже если работник имеет гибкий график. Фактически, в этих случаях регистрация более важна, чтобы документировать фактическое рабочее время против теоретического графика.
Проверьте, соответствует ли ваша компания
Не уверены, соответствует ли система регистрации вашей компании всем требованиям? Мы создали бесплатный тест соответствия с 10 вопросами, который скажет вам уровень риска за 2 минуты.
Заключение
Регистрация рабочего времени должна быть ежедневной, индивидуальной, надежной, сохраняться 4 года и доступной для работников и инспекции. Хотя закон не требует конкретного формата, цифровые системы предлагают четкие преимущества в надежности, хранении и управлении.
Если вы по-прежнему используете бумагу или Excel для регистрации рабочего времени, серьезно рассмотрите переход на цифровую систему. Стоимость минимальна по сравнению с риском штрафа и временем, которое вы сэкономите на административном управлении.
Часто задаваемые вопросы
Каким требованиям должен соответствовать учёт?
Ежедневный, надёжный, доступный, хранится 4 года, доступен работнику, представителям и Инспекции труда.
Можно ли вести учёт на бумаге?
Да, но Инспекция рекомендует цифровые системы за надёжность и прослеживаемость. Бумагу часто отклоняют из-за отсутствия гарантий.
Нужно ли регистрировать перерывы?
Да. Любые перерывы, не относящиеся к фактическому рабочему времени, должны быть в реестре, чтобы отражать реальный рабочий день.
Отказ от ответственности: данная статья носит исключительно информационный характер и не является юридической консультацией. Информация может быть неполной, неточной или устаревшей. По конкретным юридическим вопросам вашей компании всегда обращайтесь к квалифицированному специалисту по трудовому праву или к вашему консультанту.