Управление кадровыми документами: какие документы компания обязана хранить и как долго

Почему важно управление кадровыми документами

Управление кадровыми документами — это организация, хранение и защита всех документов, возникающих в отношениях между компанией и её работниками. В Испании беспорядочный архив не только усложняет повседневную работу отдела кадров, но и может привести к санкциям, если не хранить записи, требуемые законом.

Хорошо организованная система позволяет быстро реагировать на трудовую инспекцию, судебный иск или внутренний аудит.

Какие документы обязана хранить компания

К наиболее важной кадровой документации относятся:

• Трудовые договоры и приложения или изменения к ним.
• Расчётные листки и подтверждения выплаты зарплаты.
• Записи учёта рабочего времени и контроль рабочего времени.
• Документы по взносам в систему социального обеспечения (RNT и RLC).
• Уведомления о приёме, увольнении и изменении данных.
• Сведения об отпусках, отгулах и отсутствиях.
• Документы по охране труда и обучению.

Законные сроки хранения

У каждого типа документа свой срок хранения. Самые важные в Испании:

• Запись учёта рабочего времени должна храниться 4 года согласно RD-ley 8/2019 и статье 34.9 Статута трудящихся (Estatuto de los Trabajadores).
• Документы по взносам и расчётные листки следует хранить не менее 4 лет для целей социального обеспечения и до истечения срока давности по налоговым задолженностям.
• Документы по охране труда могут требовать более длительных сроков в зависимости от риска.

Непредставление записей учёта рабочего времени за 4 года может быть признано серьёзным трудовым нарушением.

Цифровой архив и его действительность

Оцифровка кадрового архива полностью допустима при условии гарантии целостности, подлинности и читаемости документов. Хорошая система должна позволять искать, извлекать и экспортировать записи без потери информации.

1. Определите единые правила именования и структуры папок.
2. Настройте регулярное резервное копирование.
3. Контролируйте доступ в зависимости от роли каждого пользователя.
4. Запланируйте безопасное удаление по истечении сроков хранения.

GDPR и защита данных

Большая часть кадровой документации содержит персональные данные, поэтому её обработка подчиняется GDPR и испанскому LOPDGDD. Это означает ограничение хранения необходимым сроком, применение мер безопасности и соблюдение прав работников.

Платформа вроде RegulaKit объединяет договоры, записи учёта рабочего времени и отсутствия в единой защищённой среде, упрощая соблюдение норм. Чтобы оценить стоимость нарушения, воспользуйтесь нашим калькулятором штрафов.

Лучшие практики

• Ведите актуальный реестр документов и сроков хранения.
• Избегайте дубликатов и файлов, разбросанных по личным почтовым ящикам.
• Обучайте команду отдела кадров защите данных.

Надёжное управление документами экономит время, снижает риски и укрепляет доверие сотрудников.