8 наиболее распространённых ошибок в контроле рабочего времени (и как их избежать)

Наличие системы контроля рабочего времени не означает автоматически, что вы соответствуете закону. Есть тонкие ошибки, которые остаются незамеченными до проверки. Вот восемь самых распространённых.

1. Использование теоретических расписаний вместо фактических

Это самая распространённая ошибка. Регистр показывает, что все сотрудники приходят в 9:00 и уходят в 18:00, каждый день без исключения. Инспектор знает, что это не реально. Регистр, который не отражает фактическое рабочее время, — это как отсутствие регистра.

2. Неучёт перерывов

Хотя закон требует только время входа и выхода, неучёт перерыва на обед может создать проблемы. Если работник работает с 8:00 до 17:00, но имеет часовой перерыв на обед, фактическое рабочее время составляет 8 часов. Без учёта перерыва это выглядит как 9 часов, что превышает нормальный рабочий день.

3. Непроведение регистра для удалённых работников

Работа из дома не освобождает от регистра. Закон о удалённой работе усиливает эту обязанность. Если у вас есть работники в удалённом режиме и они не отмечаются, вы нарушаете закон.

4. Заполнение регистра задним числом

Классический случай: менеджер заполняет листы всех сотрудников в конце недели или месяца. Это аннулирует регистр, так как он не отражает действительность и легко обнаруживается инспекцией.

5. Неохранение регистров в течение 4 лет

Закон требует хранения регистров в течение 4 лет. Если вас проверяют и просят данные за 3 года назад, а у вас их нет, это нарушение. Цифровая система все сохраняет автоматически.

6. Неинформирование представителей рабочих

Статья 34.9 ТК РФ устанавливает, что система регистра должна согласовываться с представителями. Если у вас нет представителей (компании менее 50 работников), вы должны по крайней мере иметь возможность доказать, что информировали сотрудников о внедрённой системе.

7. Недозволение работникам доступа к своим регистрам

Сотрудники имеют право проверять свои собственные данные регистра. Если ваша система этого не позволяет или усложняет, есть проблема.

8. Игнорирование переработок

Переработки имеют специальный режим регистрации и отдельный учёт. Многие компании регистрируют обычное рабочее время, но игнорируют переработки. Это серьёзное грубое нарушение само по себе, со штрафами до 7.500€.

Как избежать всех этих ошибок

Решение простое: цифровое программное обеспечение контроля времени, которое регистрирует фактическое время отметки, сохраняет данные на 4 года, позволяет доступ сотруднику и автоматически отслеживает переработки. С помощью RegulaKit вы можете делать всё это с первого дня.

Не уверены, совершает ли ваша компания какую-либо из этих ошибок? Пройдите наш бесплатный тест соответствия и узнайте за 2 минуты.