Оцифровка чеков и расходов: прощание с бумагой в компании

Проблема бумажных чеков

Бумажные чеки и счета теряются, выцветают и занимают место. Их обработка вручную отнимает время и порождает ошибки в учёте и подтверждении расходов.

Что такое сертифицированная оцифровка

Сертифицированная оцифровка позволяет превратить бумажный чек или счёт в электронный образ с полной юридической силой, так что можно уничтожить оригинал. Требуется одобренное ПО, гарантирующее целостность образа.

С сертифицированной оцифровкой образ чека заменяет бумагу для всех налоговых целей.

Преимущества для компании

Экономия места и времени: больше нет коробок с чеками.
Меньше потерь: расход регистрируется мгновенно.
Более быстрый учёт: данные чека захватываются и классифицируются.
Лучший контроль: видимость расходов по сотруднику и категории.

Как внедрить

Сотрудник фотографирует чек в момент расхода.
Система извлекает данные (сумма, дата, поставщик).
Расход классифицируется и утверждается по процессу компании.
Образ хранится в течение установленного законом срока.

С RegulaKit ваши сотрудники регистрируют расходы с мобильного, а компания контролирует их централизованно. Узнайте на нашей платформе.

Заключение

Оцифровка чеков и расходов экономит время, снижает ошибки и улучшает контроль. С сертифицированной оцифровкой можно попрощаться с бумагой, не теряя налоговой силы.

Часто задаваемые вопросы

Что такое сертифицированная оцифровка чеков?

Превращение бумажного чека или счёта в электронный образ с полной юридической силой с возможностью уничтожить оригинал.

Можно ли выбросить бумажный чек после оцифровки?

Да, если использовать одобренное ПО сертифицированной оцифровки, гарантирующее целостность образа.

Какие преимущества у оцифровки расходов?

Экономия места и времени, меньше потерь, более быстрый учёт и лучший контроль расходов.

Как сотрудник регистрирует расход?

Фотографирует чек в момент расхода; система извлекает данные, и расход классифицируется и утверждается.

Сколько нужно хранить образ чека?

В течение установленного законом срока хранения, как и счета (не менее 4-6 лет).