Nóminas digitales: obligaciones de la empresa, consentimiento y conservación

¿Son legales las nóminas digitales?

Sí. La entrega de la nómina en formato electrónico es plenamente válida en España. El artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores establece la obligación de entregar al trabajador un recibo individual y justificativo del pago del salario, pero no impone el papel. La jurisprudencia del Tribunal Supremo (sentencia de 22 de diciembre de 2011) admite el soporte informático siempre que se garantice el acceso real del trabajador al documento.

Consentimiento y acceso del trabajador

La empresa no puede limitarse a colgar la nómina en un portal y darla por entregada. Debe asegurar que el empleado puede acceder, descargar e imprimir el recibo sin coste ni obstáculos. Aunque el consentimiento expreso no siempre es exigible, la buena práctica es informar del cambio de soporte y articular un canal accesible para quien no disponga de medios digitales.

La nómina digital es válida si el trabajador puede consultarla y obtener copia en cualquier momento, no basta con su mera puesta a disposición.

Qué debe contener el recibo de salarios

• Datos de empresa y trabajador: identificación, CIF, NIF, número de afiliación a la Seguridad Social y grupo profesional.
• Periodo de liquidación y días trabajados.
• Devengos: salario base, complementos, horas extraordinarias y percepciones no salariales.
• Deducciones: cotizaciones a la Seguridad Social, retención de IRPF y anticipos.
• Líquido total a percibir y firma o sello que acredite el pago.

Conservación y plazos

Las nóminas y los documentos de cotización deben conservarse durante cuatro años a efectos de la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social, plazo que coincide con la prescripción de las infracciones laborales. A efectos fiscales conviene mantenerlas el mismo periodo que el resto de documentación contable.

Relación con el registro de jornada y el registro salarial

La nómina no vive aislada. Las horas extraordinarias que figuran en el recibo deben cuadrar con el registro de jornada obligatorio según el RDL 8/2019 y el artículo 34.9 del Estatuto. Además, los datos retributivos alimentan el registro salarial exigido por el RD 902/2020, que permite analizar la brecha de género. Una nómina coherente con ambos registros reduce el riesgo de sanción.

Buenas prácticas para PYMES

1. Elige un sistema que genere el recibo con todos los conceptos obligatorios.
2. Garantiza el acceso permanente del trabajador y registra las descargas.
3. Vincula horas extra de la nómina con el fichaje.
4. Conserva copias durante cuatro años en formato no manipulable.

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