Dietas y gastos de viaje en la empresa: límites exentos de la AEAT y cómo justificarlos

Qué son las dietas y los gastos de viaje

Las dietas son las cantidades que la empresa abona a la persona trabajadora para compensar los gastos de manutención y alojamiento cuando se desplaza fuera de su centro de trabajo habitual por motivos laborales. Junto con los gastos de locomoción (kilometraje, billetes de transporte, peajes y aparcamiento), forman lo que comúnmente se conoce como gastos de viaje.

La clave fiscal es que, si se cumplen los requisitos y límites establecidos por la Agencia Tributaria (AEAT) en el Reglamento del IRPF, estas cantidades están exentas de tributación y no cotizan a la Seguridad Social.

Límites exentos según la AEAT

El Reglamento del IRPF fija los importes máximos que pueden quedar exentos. Con carácter general:

• Manutención sin pernocta: hasta 26,67 € diarios en territorio español y 48,08 € en el extranjero.
• Manutención con pernocta: hasta 53,34 € diarios en España y 91,35 € en el extranjero.
• Alojamiento: el importe que se justifique mediante factura, sin límite cuantitativo fijo.
• Kilometraje: 0,26 € por kilómetro recorrido con vehículo propio, más peajes y aparcamiento justificados.

Todo lo que supere estos límites se considera retribución dineraria, tributa como rendimiento del trabajo y cotiza a la Seguridad Social.

Qué se considera dieta exenta

Para que la dieta quede exenta debe corresponder a un desplazamiento real a un municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del domicilio del trabajador. La empresa debe poder acreditar el día, el lugar y el motivo del desplazamiento. Las cantidades fijas mensuales sin relación con desplazamientos concretos no se admiten como dieta exenta.

Cómo documentar y justificar

1. Conserva los tickets y facturas de comidas, hoteles, transporte, peajes y aparcamiento.
2. Registra la fecha, el destino y el motivo profesional de cada viaje.
3. En el kilometraje, anota los kilómetros recorridos y el trayecto.
4. Vincula cada gasto a la persona y al proyecto o cliente correspondiente.

Tratamiento en la nómina

Las dietas exentas se reflejan en la nómina en un apartado independiente de las percepciones no salariales, sin integrarse en la base de cotización ni en la base de retención de IRPF. El exceso sobre los límites legales sí debe figurar como retribución sujeta. Una buena gestión documental evita problemas en una inspección de Trabajo o de Hacienda.

Buenas prácticas para la empresa

• Establece una política interna de gastos clara y por escrito.
• Usa un sistema digital para que los empleados suban tickets y solicitudes.
• Reembolsa siempre con justificantes y dentro de los plazos pactados.

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