Registro de jornada laboral: requisitos legales y formatos válidos
Desde que el Real Decreto-ley 8/2019 hizo obligatorio el registro de jornada, muchas empresas siguen teniendo dudas sobre los requisitos exactos que debe cumplir el sistema de registro. ¿Vale un Excel? ¿Hay que registrar las pausas? ¿Quién puede acceder a los datos?
En este artículo resolvemos todas las dudas sobre los requisitos legales del registro de jornada laboral.
¿Qué debe registrarse obligatoriamente?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores es escueto en su redacción: solo exige el "horario concreto de inicio y finalización de la jornada". Sin embargo, la interpretación de la Inspección de Trabajo y la jurisprudencia han ampliado los requisitos prácticos:
Datos obligatorios
- Identidad del trabajador (nombre, DNI o identificador)
- Fecha de cada registro
- Hora exacta de inicio de la jornada
- Hora exacta de finalización de la jornada
Datos recomendados
- Pausas y descansos (especialmente la pausa para la comida)
- Horas extraordinarias (obligatorio registrarlas por separado según Art. 35.5 ET)
- Centro de trabajo (si hay varios)
- Método de fichaje utilizado (para trazabilidad)
¿Qué formato es válido?
La ley no especifica un formato concreto. Esto significa que, técnicamente, cualquier método es válido. Sin embargo, no todos tienen la misma solidez ante una inspección:
Formatos aceptados (de menor a mayor fiabilidad)
| Formato | ¿Es válido? | Fiabilidad | Problemas potenciales |
|---|---|---|---|
| Hoja de papel firmada | Sí | Baja | Pérdida, deterioro, manipulación, difícil de consultar |
| Excel/Google Sheets | Sí | Media-baja | Manipulable, sin trazabilidad, gestión manual |
| App/Software de fichaje | Sí | Alta | Depende del proveedor |
| Terminal biométrico + software | Sí | Muy alta | Coste inicial, cumplimiento RGPD con biometría |
Recomendación: La Inspección de Trabajo valora positivamente los sistemas digitales con trazabilidad, autenticación individual y que no puedan ser manipulados por la empresa. Un software de control horario como RegulaKit cumple todos estos criterios.
¿Los registros en papel son suficientes?
Aunque legalmente son válidos, los registros en papel presentan problemas importantes:
- Conservación: Debes guardarlos durante 4 años. El papel se deteriora y ocupa espacio
- Accesibilidad: Los trabajadores tienen derecho a consultar sus registros. Con papel, esto es engorroso
- Fiabilidad: La Inspección puede cuestionar registros en papel que parezcan rellenados a posteriori
- Eficiencia: Gestionar manualmente los fichajes de más de 5 empleados consume tiempo significativo
¿Durante cuánto tiempo hay que conservar los registros?
Los registros deben conservarse durante un mínimo de 4 años. Este plazo coincide con el de prescripción de las infracciones laborales.
Durante este periodo, los registros deben estar:
- Disponibles en el centro de trabajo para posibles inspecciones
- Accesibles para los trabajadores que quieran consultar sus datos
- A disposición de los representantes legales de los trabajadores
¿Quién puede acceder a los registros?
Tienen derecho de acceso:
- El propio trabajador: A sus registros individuales, en cualquier momento
- Los representantes legales de los trabajadores: Al registro completo de la empresa (Art. 34.9 ET)
- La Inspección de Trabajo: En el ejercicio de sus funciones de control
- Los tribunales: En caso de procedimiento judicial
Importante: Desde el punto de vista del RGPD, el responsable del tratamiento de los datos de fichaje es la empresa. Debes informar a los trabajadores sobre el tratamiento de estos datos y tener base legal para ello (cumplimiento de obligación legal Art. 6.1.c RGPD).
Registro de horas extraordinarias
Las horas extraordinarias tienen un régimen de registro especial (Art. 35.5 ET):
- Deben registrarse día a día
- Se totalizarán en el periodo fijado para el abono
- Se entregará copia del resumen al trabajador junto con su recibo de salarios
- Máximo legal: 80 horas extraordinarias al año
No registrar las horas extraordinarias es una infracción grave independiente del registro de jornada ordinaria.
Casos especiales
Teletrabajo
Los teletrabajadores también deben fichar. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia refuerza esta obligación. Un software de fichaje web o app móvil es la solución más práctica.
Trabajadores itinerantes
Empleados que se desplazan entre diferentes ubicaciones (comerciales, técnicos de mantenimiento, etc.) deben fichar igualmente. La geolocalización puede ser especialmente útil aquí.
Horario flexible
El registro es obligatorio aunque el trabajador tenga horario flexible. Precisamente en estos casos, el registro es más importante porque documenta la jornada real frente al horario teórico.
Comprueba si tu empresa cumple
¿No estás seguro de si tu sistema de registro cumple con todos los requisitos? Hemos creado un test de cumplimiento gratuito con 10 preguntas que te dirá tu nivel de riesgo en 2 minutos.
Conclusión
El registro de jornada debe ser diario, individual, fiable, conservado 4 años y accesible para trabajadores e inspección. Aunque la ley no impone un formato concreto, los sistemas digitales ofrecen ventajas claras en fiabilidad, conservación y gestión.
Si todavía usas papel o Excel para el registro de jornada, considera seriamente migrar a un sistema digital. El coste es mínimo comparado con el riesgo de una sanción y el tiempo que ahorrarás en gestión administrativa.
Aviso legal: Este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento legal. La información puede no ser completa, exacta o estar actualizada. Para cuestiones legales específicas de tu empresa, consulta siempre a un profesional cualificado en derecho laboral o a tu asesoría.