Los 8 errores más comunes en el control horario (y cómo evitarlos)

Tener un sistema de control horario no significa automáticamente que estés cumpliendo la ley. Hay errores sutiles que pasan desapercibidos hasta que llega una inspección. Estos son los ocho más comunes.

1. Usar horarios teóricos en vez de reales

Es el error más extendido. El registro dice que todos los empleados entran a las 9:00 y salen a las 18:00, todos los días, sin excepción. La Inspección sabe que eso no es real. Un registro que no refleja la jornada efectiva es como no tener registro.

2. No registrar las pausas

Aunque la ley solo exige hora de entrada y salida, no registrar la pausa de la comida puede crear problemas. Si un trabajador trabaja de 8:00 a 17:00 pero tiene una hora de comida, la jornada efectiva es de 8 horas. Sin la pausa registrada, parece que son 9 horas, lo cual supera la jornada ordinaria.

3. No incluir a los teletrabajadores

Que alguien trabaje desde casa no le exime del fichaje. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia refuerza esta obligación. Si tienes empleados en remoto y no fichan, estás incumpliendo.

4. Rellenar el registro a posteriori

El clásico: el encargado rellena las hojas de todos los empleados al final de la semana o del mes. Esto invalida el registro porque no refleja la realidad y es fácilmente detectable por la Inspección.

5. No conservar los registros durante 4 años

La ley obliga a guardar los registros durante 4 años. Si te inspeccionan y piden los de hace 3 años y no los tienes, es una infracción. Un sistema digital conserva todo automáticamente.

6. No informar a los representantes de los trabajadores

El Art. 34.9 ET establece que el sistema de registro debe negociarse con los representantes. Si no tienes representantes (empresas de menos de 50 trabajadores), debes al menos poder demostrar que has informado a los empleados del sistema implementado.

7. No permitir que los trabajadores accedan a sus registros

Los empleados tienen derecho a consultar sus propios datos de fichaje. Si tu sistema no lo permite o lo dificulta, hay un problema.

8. Ignorar las horas extraordinarias

Las horas extra tienen un régimen de registro específico y separado. Muchas empresas registran la jornada ordinaria pero ignoran las horas extra. Esto es una infracción grave independiente, con multas de hasta 7.500€.

Cómo evitar todos estos errores

La solución es simple: un software de control horario digital que registre la hora real de fichaje, conserve los datos 4 años, permita el acceso del empleado y controle automáticamente las horas extra. Con RegulaKit puedes hacer todo esto desde el primer día.

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